Przechowywanie dokumentów księgowych to kluczowy element zarządzania dokumentacją w każdej firmie. Zgodnie z przepisami prawa, dokumentacja księgowa wymaga szczególnej uwagi zarówno pod względem okresu, jak i sposobu przechowywania. Prawidłowe zarządzanie tymi dokumentami jest nie tylko obowiązkiem prawym, ale też kluczowym aspektem efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Czas przechowywania dokumentów księgowych jest ściśle określony przez przepisy. W zależności od rodzaju dokumentacji, okres ten może wynosić od roku do 50 lat. Na przykład, dokumentacja pracownicza, na podstawie której oblicza się renty lub emerytury, powinna być przechowywana przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Z kolei dowody księgowe dotyczące środków trwałych, kredytów, pożyczek i umów handlowych należy archiwizować przez 5 lat.

Metody przechowywania dokumentów księgowych

Przechowywanie dokumentów księgowych wymaga stworzenia odpowiednio zorganizowanego archiwum. Ważne jest, aby dokumenty były nie tylko skatalogowane, ale też łatwo dostępne w razie potrzeby. Przechowywanie dokumentacji w formie oryginalnej wymaga odpowiedniego systemu archiwizacji, który ułatwi szybki dostęp do poszczególnych akt.

Najważniejsze zasady przechowywania dokumentacji księgowej:

• Dokładne katalogowanie – każdy dokument powinien być opisany i skatalogowany zgodnie z rodzajem i rokiem.

• Bezpieczne przechowywanie – dokumenty należy przechowywać w miejscu chronionym przed czynnikami zewnętrznymi i dostępem osób nieupoważnionych.

• Cyfryzacja dokumentów – w miarę możliwości warto przechowywać dokumenty w formie cyfrowej, co ułatwia zarządzanie i dostęp.

• Regularne przeglądy – należy regularnie sprawdzać stan dokumentacji i upewniać się, że są przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• Zabezpieczenie przed szkodliwymi czynnikami – dokumenty powinny być chronione przed wilgocią, światłem i innymi czynnikami, które mogą spowodować ich uszkodzenie.

Zabezpieczenie dokumentów księgowych

Odpowiednie zabezpieczenie dokumentów księgowych jest kluczowe dla zapewnienia ich integralności i ochrony przed uszkodzeniem. Pomieszczenia, w których są przechowywane, muszą spełniać normy bezpieczeństwa, aby zminimalizować ryzyko kradzieży czy zniszczenia.

Outsourcing przechowywania dokumentacji księgowej

Z uwagi na złożoność przepisów i wymogi związane z przechowywaniem dokumentów księgowych, wiele firm decyduje się na współpracę z profesjonalnymi firmami archiwizacyjnymi, takimi jak m.in. Rhenus Office. Outsourcing pozwala na skupienie się na głównej działalności firmy, jednocześnie zapewniając, że dokumentacja jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi standardami.

Podsumowanie

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne dla każdej działalności gospodarczej. Kluczowe jest przestrzeganie okresów przechowywania, zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji, a także jej regularne przeglądy. W wielu przypadkach outsourcing tej funkcji do specjalistycznych firm może okazać się korzystnym i wygodnym rozwiązaniem.