Zagadnienie kadr i płac obejmuje nie tylko sprawy typowo pracownicze, ale przede wszystkim współpracę z ZUS oraz Urzędem Skarbowym. Jest to kluczowy element poprawnego działania firmy. Wiąże się to z przesyłaniem szeregu deklaracji oraz informacji związanych z zatrudnieniem pracowników. Szeroki zakres wiedzy obejmuje przepisy prawa pracy, formy zatrudnienia oraz sporządzania bieżących deklaracji dotyczących ubezpieczeń społecznych i  zdrowotnych. Zatem wymaga to ciągłego aktualizowania przepisów, tym samym szkolenia pracowników. Będąc osobą decyzyjną w swojej firmie, możesz wybrać zupełnie inne rozwiązanie. Korzystanie z usług firm zewnętrznych przyniesie wiele korzyści oraz pozwoli na wprowadzenie nowatorskich rozwiązań. Wybranie outsourcingu kadr i płac zdecydowanie obniży koszty działalności i poprawi efektywność zarządzania zasobami ludzkimi. 

Zakres działalności kadrowo-płacowej

Zakres działań kadrowo-płacowych znacznie się rozszerzył w ostatnich latach, odzwierciedlając rosnące wymagania stawiane organizacjom w zakresie efektywnego zarządzania personelem. Tradycyjnie działy HR koncentrowały się przede wszystkim na rekrutacji, relacjach pracowniczych i zarządzaniu wynikami. Jednak wraz z rozwojem technologii i rozwojem analityki danych HR jest obecnie zaangażowany w szeroki zakres działań, które wykraczają poza te podstawowe funkcje.

Dzisiejsi specjaliści HR muszą radzić sobie ze złożonymi wymogami regulacyjnymi dotyczącymi wynagrodzeń i świadczeń, zapewniać zgodność z prawem pracy i bezpiecznie obchodzić się z wrażliwymi danymi pracowników. Co więcej, są oni w coraz większym stopniu odpowiedzialni za opracowywanie strategii przyciągania i zatrzymywania najlepszych talentów na konkurencyjnym rynku pracy. Te rozszerzone obowiązki wymagają, aby zespoły HR były na bieżąco ze zmieniającymi się trendami branżowymi i najlepszymi praktykami, a jednocześnie wspierały integracyjne środowisko pracy, w którym ceni się różnorodność i promuje dobre samopoczucie pracowników.

Równolegle z działaniami kadrowymi, znacznie zwiększył się zakres działań płacowych. Chociaż tradycyjnie koncentrowano się na dokładnym i szybkim obliczaniu wynagrodzeń oraz wystawianiu wypłat, współczesna lista płac obejmuje znacznie więcej niż tylko dystrybucję wynagrodzeń. Działy płac odgrywają obecnie kluczową rolę w zapewnianiu zgodności z obowiązkami podatkowymi zarówno na poziomie lokalnym, jak i krajowym, jednocześnie zarządzając złożonymi potrąceniami związanymi z zatrudnieniem, takimi jak składki na opiekę zdrowotną lub składki emerytalne.

Współpraca ze specjalistami do zarządzania kadrami charakteryzuje się łatwością dostosowania do wymogów specyfiki branży, w której działa Twoja firma. Z pewnością czyni to pracę działów personalnych o wiele łatwiejszą. Profesjonalizm oraz fachowe doradztwo ułatwi kooperację. Zewnętrzne biura w zakresie kompleksowej obsługi kadry i płace dokonują planowania i budżetowania wynagrodzeń. Wpływa to na prawidłowy obraz finansów firmy. Ponadto prowadzenie kompleksowej dokumentacji płacowej, przygotowywanie i przesyłanie wszelkich danych finansowych oraz raportów i analiz dla działu księgowość.

Sporządzanie i rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, wszelkich kontraktów menedżerskich oraz wynagrodzeń dla członków zarządu wymaga dużej wiedzy i umiejętności jej przekazania. Wszelkie meandry z tym związane w końcu pokonasz. Z pewnością wyniki współpracy szybko zaowocują i zauważysz oraz docenisz profesjonalizm zewnętrznych biur zajmujących się obsługą kadrowo-płacową.

Dlaczego opłaca się skorzystać z outsourcingu obsługi kadr i płac?

Koszt outsourcingu kadr i płac jest dość niski w porównaniu z kosztami utrzymania własnego personelu. Pracownicy często korzystają z dni wolnych z tytułu urlopu wypoczynkowego bądź okolicznościowego lub nawet ze zwolnienia lekarskiego. Często stajesz wówczas na głowie, aby ktoś podjął się wykonywania tych obowiązków choć częściowo. Niekiedy jest to nawet niemożliwe. Zakres zadań HR jest tak duży, że niekiedy trudny do opanowania dla osób z innych działów.

Należy również uwzględnić koszt zakupu sprzętu komputerowego oraz właściwego oprogramowania księgowego. Dodatkowym kosztem jest szkolenie pracowników w zakresie kadr i płac oraz związane z tym oderwanie od pracy na czas szkolenia.

Zewnętrzne biura wszystkie procesy kadrowe i płacowe w Twojej firmie prowadzić będą przez doświadczonego specjalistę. Z kolei ich oprogramowanie odpowiada za poprawny przebieg tych procesów oraz prawidłowe naliczenie płac. Dzięki odpowiednim platformom wszystkie dane kadrowe oraz płacowe znajdziesz w jednym miejscu i zawsze będą do wygenerowania. Przedłożenie procesów kadrowych jest bardzo zrozumiałe dla przeciętnego pracownika. Przesyłanie wszelkich informacji oraz pasków płacowych pracownikom odbywa się na bieżąco w sposób prosty i przejrzysty. Biura zewnętrzne dysponują kadrą wszechstronnie wykształconą. Ich umiejętności oraz kwalifikacje nigdy nie zawodzą.

Rzetelność zewnętrznych usług kadrowo-płacowych

Firma outsourcingowa bierze odpowiedzialność za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz całą administrację kadrową. Nie dochodzi do sytuacji przecieku żadnych informacji. Wszystko odbywa się poprzez przesyłanie danych w systemie. Jakiekolwiek informacje o pracownikach uzyskujesz na bieżąco drogą internetową. Wszelkie absencje pracowników odnotowane na platformie są przekazywane natychmiastowo.

Zewnętrze biura pomogą również w przygotowaniu Twojej firmy do kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS czy Urzędu Skarbowego. Badania wstępne, okresowe i profilaktyczne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Przygotują wszelką dokumentację związaną z poszczególnymi stanowiskami pracy oraz przeszkoleniem pracowników. Ponadto biorą odpowiedzialność za terminowe skierowanie na właściwe badania pracownika. Fachowo pokierują kadrą kierowniczą, w jaki sposób się przygotować na poszczególne kontrole oraz jakie dokumenty należy przygotować.

Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?

Skorzystaj z usług biuro rachunkowe WARIDO. Nasz zespół doświadczonych specjalistów ds. kadrowych zawsze stanie na wysokości zadania. Bez względu na skomplikowane przepisy i procedury, będziemy pilnować wszystkich aspektów związanych z Twoimi kadrami i płacami. Dzięki nam nie musisz angażować wewnętrznych zasobów ani tracić czasu na szkolenia.

Skontaktuj się z nami już teraz!