Każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą musi liczyć się z szeregiem obowiązków, jakie narzuca na niego ustawodawca. Mowa w znacznej mierze o dostosowaniu się do aktualnych przepisów, w tym m.in. wdrożenie w firmie tzw. RODO. O co dokładnie chodzi i dlaczego nie można bagatelizować tej kwestii? Czym w praktyce jest RODO oraz na co zwrócić w tym obszarze szczególną uwagę? Wyjaśniamy!

Jak wdrożyć RODO w swojej firmie – wszystko, co warto wiedzieć 

W pierwszej kolejności warto wytłumaczyć, że RODO to nic innego jak Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które obowiązuje na terenie wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej. Przepisy te określają w sposób szczegółowy zasady przetwarzania, przechowywania oraz wykorzystywania danych osobowych osób fizycznych. RODO od 24 maja 2016 roku stanowi akt nadrzędny nad polską ustawą o ochronie danych osobowych, dlatego warto przyjrzeć się mu bliżej, tym bardziej jeśli ktoś prowadzi przedsiębiorstwo, ale nie tylko. 

Wdrożenie RODO przez profesjonalistów – dlaczego warto? 

Niemal każdy przedsiębiorca, niezależnie od skali czy rodzaju działalności, ma do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych. Chodzi nie tylko o dane samych klientów czy kontrahentów, ale też osób zatrudnionych lub pracujących w ramach umów cywilnoprawnych. W związku z tym spoczywają na nim obowiązki narzucone właśnie przez RODO, w tym przeprowadzenie analizy ryzyka przetwarzania danych, dbałość o przestrzeganie praw osób, których dane są gromadzone, a przede wszystkim wdrożenie odpowiedniej procedury, dzięki której będą bezpieczne i przetwarzane w sposób zgodny z regulacjami. Dzięki temu nie trzeba mieć obaw w przypadku kontroli ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych.  

Inspektor danych osobowych – kim jest i czym się zajmuje? 

Z pomocą może przyjść zewnętrzny inspektor danych osobowych lub jeden z pracowników, który przejmie obowiązki IOD. Do tych ostatnich należy monitorowanie przestrzegania RODO, prowadzenie konsultacji oraz doradztwa przy wdrażaniu, szkolenie pracowników oraz zarządu, wykonywanie cyklicznych audytów oraz reagowanie na wszelkiego typu naruszenia. Jeżeli zamierza się powołać na to stanowisku którąś z zatrudnionych już osób, należy zadbać o jej odpowiednie przeszkolenie, a także wyposażyć we właściwe narzędzia oraz wzory dokumentów. 

Przeszkolenie wszystkich pracowników z RODO – jak do tego podejść?  

Nieprzestrzeganie RODO wiąże się z groźbą konsekwencji, w tym kary finansowej, która w ekstremalnych przypadkach może osiągnąć nawet 20 mln euro lub 4% rocznego światowego obrotu firmy osiągniętego w poprzednim roku obrotowym. Oczywiście, wysokość kary jest ustalana zawsze indywidualnie i wpływa na nią szereg czynników. Oprócz powołania w firmie Inspektora Ochrony Danych Osobowych świetnym rozwiązaniem, dzięki któremu usprawnimy wszelkie procedury w tym zakresie jest przeszkolenie samych pracowników. Szkolenie z RODO dla całego zespołu należy zlecić fachowcom, którzy zajmują się tym na co dzień i posiadają specjalistyczną wiedzę oraz doświadczenie. Szkolenie może odbyć się stacjonarnie lub online i dotyczyć nie tylko osób, które przetwarzają dane, ale też członków zarządu czy pracowników każdego szczebla.