Cyfrowa rewolucja towarzyszy nam na każdym kroku – również w obszarze finansów i księgowości. Niedługo e-fakturowanie stanie się nieodzownym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Nadchodzący wymóg korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur otwiera nowy etap obsługi dokumentów elektronicznych. Sprawdź w naszym artykule, od kiedy trzeba wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Z tekstu dowiesz się:
- czym jest faktura ustrukturyzowana,
- jak działa e-fakturowanie KSeF,
- od kiedy e-faktury KSeF będą obowiązkowe.
E-faktura a faktura ustrukturyzowana – co to jest i jakie są różnice?
E-fakturowanie polega na wystawianiu i przesyłaniu faktur w formie elektronicznej. Obecnie wiele firm korzysta z różnych narzędzi do zarządzania takimi dokumentami, więc ich formaty się różnią.
Faktura ustrukturyzowana to e-faktura wystawiona przez Krajowy System e-Faktur wraz z przydzielonym tej fakturze numerem identyfikującym w KSeF. Taki dokument w formacie XML jest zbiorem tekstu przypominającym kod HTML – chociaż trudniejszy w odczycie dla człowieka od faktur papierowych lub tych w formacie PDF, znacznie usprawnia automatyczne procesowanie danych. Taka forma pozwala systemowi błyskawicznie odnajdywać kluczowe informacje.
System i aplikacja KSeF – jak to ma działać?
Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem opracowanym przez polski rząd i ma na celu cyfrowe przetwarzanie faktur. Platforma KSeF umożliwia firmom tworzenie, wysyłanie oraz przechowywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.
Inicjatywa usprawnia procedury rozliczeniowe poprzez wyeliminowanie potrzeby posługiwania się tradycyjnymi fakturami w formie papierowej. Dzięki KSeF przedsiębiorstwa mogą automatycznie zweryfikować poprawność informacji zawartych w e-fakturach – błędny dokument jest odrzucany przez system przy próbie wystawienia. To z kolei przekłada się na oszczędność czasu i środków, a także wzrost efektywności działań związanych z procesem zarządzania fakturami w firmach. Wprowadzenie KSeF ma również wpływ na skrócenie okresu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni.
Z KSeF można korzystać bezpośrednio lub za pomocą aplikacji komercyjnych. Jednym z takich rozwiązań jest system Comarch EDI, który ułatwia sprawne zarządzanie e-fakturami. Automatyzacja sprawia, że firmy procesujące duże ilości faktur nie muszą manualnie wprowadzać danych do KSeF. Wszystko odbywa się za pośrednictwem Comarch EDI – po mapowaniu formatu faktury wymaganego w KSeF informacje automatycznie są przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur.
Kiedy przejście na faktury ustrukturyzowane będzie obowiązkowe?
Platforma KSeF działa już od 1 stycznia 2022 roku. Od tego czasu firmy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Nie jest to jednak obowiązkowe – w związku z czym przedsiębiorcy mogą decydować o wystawianiu faktur w standardowy sposób lub o korzystaniu z faktur ustrukturyzowanych.
Sytuacja ma się zmienić w przyszłym roku. Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z e-fakturowania i dokumentów ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe. Wystawianie i odbieranie faktur w formacie XML będzie dotyczyć:
- od 1 lipca 2024 r. – wszystkich czynnych podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce,
- od 1 stycznia 2025 r. – również podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur.
Chcesz uzyskać więcej informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Zajrzyj do KSeF pytania i odpowiedzi, aby przygotować się do przejścia na faktury ustrukturyzowane!