Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymagań na płaszczyźnie rachunkowo-księgowej. Czym charakteryzuje się księgowość dla spółki z o.o. i jak wybrać biuro rachunkowe do obsługi osoby prawnej?

Czym charakteryzuje się księgowość w spółce z o.o.?

Ustawa o rachunkowości przewiduje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez szereg podmiotów. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 dotyczy to wszystkich spółek prawa handlowego, a w przypadku spółek kapitałowych – również podmiotów na etapie organizacyjnym. Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi więc stosować pełną księgowość już od dnia zwarcia umowy przez wspólników. Z tym dniem powstaje bowiem spółka z o.o. w organizacji.

Pełna księgowość obejmuje swoim zakresem każde zdarzenie gospodarcze, do którego dochodzi w firmie. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne monitorowanie przepływów pieniężnych i zarządzanie działaniami podmiotu. Struktura ksiąg rachunkowych jest złożona i obejmuje szereg rejestrów prowadzonych równolegle:

• dziennik;
• księgę główną i księgi pomocnicze;
• zestawienia obrotów i sald;
• wykaz składników aktywów i pasywów.

W praktyce zwykle okazuje się, że samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych przez wspólników jest niemożliwe. Obowiązków w tym zakresie jest wiele, a przepisy są skomplikowane. Dlatego większość spółek woli delegować rachunkowość na zewnętrzne biuro i skupić się na prowadzeniu biznesu.

Dlaczego prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest tak istotne?

Przepisy ustawy o rachunkowości przewidują odpowiedzialność karną za nieprawidłowości w tym zakresie. Niezależnie od tego należy pamiętać, że księgi rachunkowe mają elementarne znaczenie z punktu widzenia sporządzania corocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli w poszczególnych rejestrach znajdą się wadliwe dane, przełoży się to na błędy w sprawozdaniu, za którego nieprawidłowość odpowiada kierownik jednostki. W przypadku spółki z o.o. jest nim zarząd.

Jak wybrać biuro rachunkowe do obsługi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Wielu przedsiębiorców przy wyborze biura rachunkowego kieruje się przede wszystkim kryterium ceny usługi. Choć w ten sposób można ograniczyć bieżące wydatki, w szerokiej perspektywie nie jest to najlepszy model działania. Jaka powinna być dobra księgowość dla spółki z o.o.?

Przede wszystkim warto wybrać specjalistów, którzy posiadają doświadczenie w obsłudze podmiotów zobligowanych do stosowania reguł pełnej księgowości. Regulacja ustawy o rachunkowości jest znacznie bardziej złożona niż przepisy poświęcone księgowości uproszczonej. Ważnym kryterium jest też dostępność specjalistów oraz maksymalny wolumen usługi. Dzięki temu nawet spółka zatrudniająca wielu pracowników czy prowadząca złożoną działalność wymagającą dużego zaangażowanie może czuć się bezpiecznie.

Obecnie wiele biur rachunkowych stawia na zdalną obsługę firm. Dzięki temu klienci nie muszą już dostarczać faktur osobiście i mogą korzystać z usług specjalistów oddalonych o wiele kilometrów od swojej siedziby.