Workflow to termin, z którym spotkać można się coraz częściej. W dużym uogólnieniu jest to pewien model organizacji pracy. Workflow można również uznać za sposób przepływu informacji pomiędzy kolejnymi podmiotami biorącymi udział w jej przetwarzaniu.

Workflow – dlaczego warto?

Główną zaletą, dzięki której system workflow zostaje wprowadzany do firm, to możliwość automatyzacji przepływu informacji w firmie. Pracownicy nie muszą wykonywać wszystkich powtarzalnych, rutynowych obowiązków sami, a robią to za nich systemy. Przedsiębiorstwo ogranicza dzięki temu koszty i może oddelegować pracownika do innych, bardziej kreatywnych zadań w tym samym czasie, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędów.Systemy worklflow sprawdzają się nie tylko w przypadku np. wewnętrznego obiegu dokumentów. Jest nieoceniony również tam, gdzie potrzebna jest ciągła koordynacja zadań.  Dzięki takim programom łatwiej jest kontrolować czas poświęcony na poszczególne obowiązki. W przypadku występowania opóźnień, ustalenie ich przyczyn nie stanowi większego problemu. To z kolei pozwala szybko zaadresować dane potrzeby – tak, by cały proces przebiegł efektywnie.

W jaki sposób działa system workflow?

Implementacja systemu workflow w strukturach danej firmy musi być poprzedzona dokładnym zaplanowaniem sposobu działania takiego oprogramowania. Na początku należy ustalić, jakie procesy powinny zostać zdigitalizowane, następnie warto przydzielić stosowne zespoły do danych procesów, jasno określając zakres odpowiedzialności w organizacji. Każdy pracownik lub zespół pracowników jest ważnym ogniwem łańcucha, którym jest digitalizowany proces.

W trakcie wdrażania rozwiązania i tuż po nim warto poprosić użytkowników końcowych systemu o jego ocenę. Dzięki temu firma na bieżąco może reagować na uwagi pracowników, wdrażając wymagane zmiany i dostosowując narzędzie do oczekiwań i potrzeb użytkowników. Wówczas organizacja zyskuje nie tylko sprawny system, ale też zwiększa zaangażowanie członków zespołu, budując ich poczucie sprawczości. Świadomość, że ich komentarze są  wysłuchane, a uwagi wprowadzane zwiększa morale użytkowników i może się przyczynić do szybszej adopcji rozwiązania w firmie.

Platformy low-code stworzone z myślą o workflow

Potrzeby wielu organizacji nie kończą się jednak na digitalizacji prostych obiegów dokumentów. Wiele z nich korzysta jednocześnie z różnych systemów, nadzoruje prace organizacji na różnych rynkach i pomiędzy różnymi działami. Z ich punktu widzenia cyfryzacja prostego obiegu dokumentów to nie wszystko – dlatego poszukują rozwiązań, które z jednej strony posłużą do sprawnej cyfryzacji workflow, ale też umożliwią im zbudowanie całej infrastruktury IT w firmie. Narzędziami, które umożliwiają zarówno tworzenie prostych aplikacji np. do obiegu dokumentów, jak i budowanie zaawansowanych programów digitalizujących procesy o krytycznej wadze dla biznesu, są platformy low-code.