Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów? Dlaczego może być wygodniejszy i zdecydowanie bardziej dostosowany do współczesnych czasów? Jakie korzyści ze sobą niesie? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej!

Pandemia wymusiła zmiany

Choć coraz więcej firm automatyzowało procesy, niejedna z nich doskonale radziła sobie z pracą zdalną, to jednak trzeba przyznać, że prawdziwym testem okazał się czas początków pandemii koronawirusa. Zostaliśmy zamknięci w domach i dla wielu jedyną możliwością wykonywania pracy, było przeprowadzanie jej online. To sprawiło, że wiele firm musiało udoskonalić działanie przez sieć, między innymi postawić na elektroniczny obieg dokumentów – https://www.baseline.pl/obieg-dokumentow/

Digitalizacja procesów w firmie jest dobra, ale to nie wystarczy. Firmy potrzebują systemu elektronicznego obiegu dokumentów, aby zapewnić płynność i ciągłość działania w sytuacjach kryzysowych, takich jak wspomniana już pandemia.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Trudno pracować w pełni zdalnie, kiedy potrzebujemy dokumentów dostępnych jedynie w biurze. Poza tym papier bywa zawodny – wystarczy złe zakwalifikowanie, złapanie dwóch kartek zamiast jednej, i już mamy bałagan. Aby to wszystko usprawnić, warto pomyśleć o digitalizacji.

Program do elektronicznego obiegu dokumentów może być wykorzystywany do rejestrowania wszystkich rodzajów dokumentów, które są produkowane lub otrzymywane przez firmę. Umożliwia również ich porządkowanie, archiwizowanie i klasyfikowanie w łatwym w obsłudze systemie, dzięki czemu Twój zespół zawsze ma to, czego potrzebuje, kiedy jest to najważniejsze!

Dlatego warto wprowadzić taki obieg dokumentów do swojej firmy?

Wyobraźmy sobie, że wiemy, jaki jest tytuł dokumentu, którego szukamy, ale nie ma go w archiwum w miejscu, w którym powinien się znajdować. Musimy wtedy przejrzeć dosłownie wszystko, żeby odszukać to, co zaginęło, jeśli w ogóle się nam to uda. W przypadku przechowywania dokumentów w oprogramowaniu wpisujemy tytuł i już mamy to, czego nam potrzeba. Jest to wielka oszczędność czasu, a jak wiadomo w biznesie czas to pieniądz.

Dodatkowo wszystko jest uporządkowane i znajduje się w jednym miejscu. Nie musimy jechać do firmy, gdy czegoś potrzebujemy, zazwyczaj nie każdy też ma dostęp do archiwum, musimy zaangażować osobę odpowiedzialną, jeśli nie ma jej w pracy, możemy być do tyłu z zadaniami.

Jedną z korzyści, jaką podkreśla wiele osób korzystających z programu do elektronicznego obiegu dokumentów w swojej firmie, jest możliwość dostępu do dowolnego dokumentu z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Dodatkowo jak wiadomo, bardzo ważna jest ochrona danych. W przypadku dokumentów elektronicznych jest ona łatwiejsza, niż kiedy dokumenty są przechowywane w tradycyjny sposób. Mamy też nad tym większą kontrolę.

Oczywiście musimy zainwestować w system, który będzie doskonale radził sobie z elektronicznym obiegiem dokumentów i będzie bezpieczny. Na szczęście na rynku nie brakuje specjalistów w tej dziedzinie, którzy pomogą nam w drożeniu tego systemu w naszej firmie.