Czy każdy pracownik potrzebuje telefonu komórkowego? Nie, gdyż praca wielu z nich ma charakter stacjonarny – bez względu na to czy realizują swoje obowiązki zdalnie, z domu czy z biura. Czy każdy pracownik potrzebuje płaskiej, nielimitowanej taryfy? Także nie, gdyż 80% połączeń telefonicznych w firmach to rozmowy przychodzące. Każdy pracownik potrzebuje kontaktu ze światem – dowolnym operatorem telefonicznym.

Ostatnie pytanie, to czy koszty telekomunikacji w firmie to tylko nakłady na urządzenia, abonamenty i ewentualnie połączenia? Też nie. To take koszt utrzymania całego systemu i zarządzania nim.

Wirtualna centrala to abonamentowy system telefoniczny dla firm, bazujący na telefonii internetowej VoIP. Dzięki niej, każdy pracownik będzie miał dostęp do telefonu i możliwość swobodnych rozmów z dowolnym numerem na świecie. Firma z kolei oszczędzi na całej platformie na kilka sposobów.

Sposób 1: ograniczenie kosztów rozmów

Jeżeli większość połączeń w firmie to rozmowy przychodzące, to warto budować telekomunikację z systemem pozwalającym maksymalnie ograniczyć koszty stałe, nawet za cenę nielimitowanych rozmów, które i tak w większości wypadków nie zostaną wykorzystane.

Sposób 2: ograniczenie kosztów terminali (urządzeń lub oprogramowania do dzwonienia)

Telefonia VoIP pozwala na dzwonienie z telefonów biurkowych, aplikacji mobilnych i programów komputerowych. Wybór fizycznych urządzeń do dzwonienia także jest ogromny. Mała firma może zakupić stację DECT i funkcjonalne słuchawki dla pracowników do komunikacji bezprzewodowej. Atrakcyjne są także telefony biurkowe, które sprawdzają się doskonale w recepcjach i sekretariatach. Koszt w pełni funkcjonalnego i wydajnego urządzenia jest znacznie niższy niż taniego i pozostawiającego wiele do życzenia smartfona. Przy większych zespołach, różnice w kosztach zaopatrzenia pracowników w sprzęt są naprawdę duże.

Sposób 3: koszty zarządzania systemem

Pracownicy muszą odbierać telefon. Jeżeli się to nie uda – powinni oddzwaniać. W czasie nieobecności powinni mieć skonfigurowaną pocztę głosową, a na wiadomości pozostawione na niej powinni odpowiadać. Dodatkowo, w trakcie urlopów warto włączyć przekierowania. Podobnie w przypadku pracy w terenie, kiedy dobrze jest przekierować połączenia na telefon komórkowy, lub odbierać je na aplikacji. Znacznie łatwiej jest doglądać, czy system działa, jeżeli jest on centralnie zarządzany i kontrolowany w intuicyjny sposób. To jedna z kluczowych funkcji wirtualnej centrali – poza systemem raportowym, dającym znacznie więcej informacji o pracy naszej recepcji, sekretariatu czy ogólnie – kosztach rozmów z uwzględnieniem podziału na działy czy zespoły.

Podsumowując, to właśnie wirtualna centrala i telefonia VoIP powinny być bazowymi systemami telekomunikacyjnymi w firmach. Są uniwersalne, tanie w rozbudowaniu, skalowalne i wygodne w zarządzaniu, co pozwala na uzyskanie znacznych oszczędności.