Dokumentacja kadrowa pracownika to dokumenty, które są bardzo chętnie kontrolowane przez inspektorów. Zasady jej prowadzenia są uregulowane na poziomie ustawowym. Samodzielne zadbanie o prowadzenie dokumentacji kadrowej jest trudne, zwłaszcza jeśli nie masz wiedzy ani doświadczenia w tym zakresie. Z tego powodu warto pomyśleć o przekazaniu tych obowiązków profesjonalistom, którzy zajmą się kompleksową obsługą kadrową Twojego biznesu. 

Dokumentacja kadrowa co to jest? 

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników ma obowiązek założenia i bieżącego prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej, która składa się z akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Możesz wypełniać ten obowiązek w formie tradycyjnej – papierowej – albo elektronicznie. Dokumentacja kadrowa w firmie musi być przechowywana w sposób, który gwarantuje jej dostępność, integralność, kompletność i poufność. 

Brak wypełnienia obowiązku poprawnego prowadzenia dokumentacji kadrowej może się wiązać z nałożeniem grzywny na wniosek inspektora pracy. Kara wyniesie od 1000 do 30 000 złotych. Nie warto ryzykować. Zdecydowanie lepiej powierzyć założenie i prowadzenie dokumentacji kadrowej pracownika profesjonalistom. 

Usługi w ramach dokumentacji kadrowej 

W ramach prowadzenia dokumentacji kadrowej zadbamy o założenie oraz bieżące uzupełnianie akt pracowniczych. Nasze biuro rachunkowe dostarczy wszelkie niezbędne druki i umowy, a także na bieżąco przypomni o wiążących terminach. Jeśli skorzystasz z naszych pozostałych usług, nie będziesz martwić się o zgłoszenie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Zajmiemy się również sporządzaniem deklaracji podatkowych. 

Dokumentacja kadrowa w firmie – z jakich dokumentów się składa? 

Podstawą dokumentacji kadrowej pracownika są akta osobowe składające się z czterech części, które obejmują:  

• Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie; 
• Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i zatrudnieniem (np. umowa o pracę, potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP, zakres obowiązków czy informacje o przyznanych nagrodach);
• Część C – dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy o pracę, kopia świadectwa pracy czy oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę); 
• Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. 

Dokumentacja kadrowa powinna być prowadzona oddzielnie w stosunku do każdego pracownika i chronologicznie. Każda część akt osobowych musi zawierać wykaz dokumentów, które się w niej znajdują. 

Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji kadrowej pracownikowi? 

Zgodne z przepisami prowadzenie dokumentacji kadrowej jest kluczowe, ponieważ wypełnienie obowiązku bywa kontrolowane przez inspektora pracy. Nieprawidłowości może dostrzec sam pracownik – zarówno w czasie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu, ma on bowiem prawo ubiegania się o wydanie całości bądź części swojej dokumentacji kadrowej. 

W takim przypadku masz obowiązek wydać dokumentację w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku. Dokument należy włączyć do akt pracowniczych. 

Jeśli dokumentacja kadrowa jest prowadzona w postaci tradycyjnej, należy wydać ją w formie papierowej opatrzonej podpisem pracodawcy bądź osoby upoważnionej przez pracodawcę albo w postaci elektronicznej zapisanej w formacie pdf i opatrzonej kwalifikowaną pieczęcią bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli prowadzisz elektroniczne akta osobowe, możesz wydać ją pracownikowi w postaci elektronicznej albo wydruku z tej postaci. 

Które dokumenty podlegają trwałej archiwizacji? 

Dokumentacja pracownicza po zakończeniu stosunku pracy musi być przechowywana przez 10 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w Twoim zakładzie pracy 1 stycznia 2019 roku lub później oraz gdy został zatrudniony w latach 1999-2018, o ile złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie raport informacyjny ZUS RIA oraz oświadczenie ZUS OSW. 

Najdłuższy, pięćdziesięcioletni okres archiwizacji wynosi 50 lat i dotyczy pracowników, którzy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku, nawet jeśli dana osoba już nie pracuje w Twoim zakładzie pracy. 

W przypadku okresu dziesięcioletniego początek biegu terminu liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym uległ rozwiązaniu bądź wygasł stosunek pracy z danym pracownikiem. Co do okresu pięćdziesięcioletniego czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji liczy się od dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa zakończyła się np. 31 marca 2019 roku, to obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej zakończy się 31 marca 2069 roku. 

Dokumentacja kadrowa pracownika – dlaczego warto skorzystać z naszych usług? 

Dokumentacja kadrowa musi być prowadzona skrupulatnie i zgodnie z przepisami, jeżeli chcesz wypełnić wszystkie nałożone na Ciebie obowiązki ustawowe i uniknąć odpowiedzialności. Nawet nieumyślne niedopatrzenie może się wiązać z wysoką karą. 

Powierzenie prowadzenia dokumentacji kadrowej specjalistom z naszego biura gwarantuje, że wszystkie obowiązki w tym zakresie zostaną wypełnione. Nasza wiedza i regularna weryfikacja zmian w przepisach pozwolą uniknąć błędów. Przekazując nam formalności związane z prowadzeniem dokumentacji kadrowej, możesz skupić się na rozwijaniu swojego biznesu.