Po fakturę uproszczoną przedsiębiorcy sięgają coraz częściej. W przypadku świadczenia usług podlegających opodatkowaniu, natomiast o wartości stosunkowo niewielkiej, a także sprzedaży produktów, który cena nie przekracza określonej stawki, paragon z NIP lub tradycyjna faktura uproszczona wydają się najlepszym możliwym rozwiązaniem. 

Faktura uproszczona — czym jest i kto z niej korzysta?

Definicja faktury uproszczonej jest stosunkowo prosta. Jest to dokument analogiczny do tradycyjnej faktury VAT, który nie zawiera jednak wszystkich danych, które wymagane są przy kompletnym dokumencie tego typu. Z faktury uproszczonej można korzystać w bardzo wielu przypadkach, właściwie we wszystkich branżach. Kluczem tutaj jest wartość sprzedawanych usług i produktów. Możliwość wystawienia takiej faktury zależy przede wszystkim od sumy wartości sprzedaży netto. Nie muszą się na niej znaleźć kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, o ile możliwe jest określenie kwoty podatku VAT dla poszczególnych stawek.

Wystawić fakturę uproszczoną może, ale nie musi większość przedsiębiorców. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o VAT wystawienie faktury uproszczonej jest możliwe, jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 100 euro lub 450 zł. Istnieją jednak wyłączenia od tej zasady. Faktur uproszczonych nie można bowiem stosować do dokumentacji:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów czy świadczenia usług,
  • sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju i wychodzące z kraju,
  • dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów z państw członkowskich, gdy nabywca jest zobowiązany do zapłaty.

Podstawa określenia podatku od towaru lub usługi

Z faktury uproszczonej możesz w danym przypadku skorzystać, ale nie musisz. To jest jedynie możliwość, a nie wymóg prawny, natomiast z opcji tej korzysta bardzo wiele przedsiębiorstw, w przypadku których często wystawianie faktury pełnej nie jest zupełnie potrzebne ani zasadne. Kluczowe są natomiast, jak w przypadku każdego tego typu dokumenty, sumy wartości sprzedaży netto, które pozwalają na ustalenie stawki podatku odpowiedniej dla danego towaru lub usługi. Dlatego też obowiązkowym elementem faktury uproszczonej są informacje pozwalające określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku VAT , tj. 23%, 8% lub 5%.

Faktura uproszczona musi być wystawiona zgodnie z prawem, dlatego też warto zadbać o odpowiednim program do fakturowania, który korzystanie z takiej możliwości ułatwia.

Czy paragon z NIP można traktować jako fakturę uproszczoną?

Wystawianie faktur uproszczonych staje się coraz powszechniejszą praktyka. Coraz chętniej z możliwości wystawienia faktury uproszczonej korzystają sprzedawcy, którzy dzięki temu przyspieszają obsługę swoich klientów. W przypadku niewielkich zakupów firmowych mogą oni zaproponować paragon z numerem NIP nabywcy, który spełnia wszystkie wymogi faktury uproszczonej, wystawia się go błyskawicznie, a jego rozliczenie nie stanowi dla księgowości najmniejszego problemu. To bardzo wygodne dla wielu osób — zarówno po stronie sprzedawcy/usługodawcy, jak i nabywcy rozwiązanie, które upraszcza przeprowadzanie wielu transakcji.

Co zawiera faktura uproszczona? Jakie dane nie muszą się tam znaleźć?

Zgodnie z prawem, faktura uproszona nie musi zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy (niepotrzebne są tutaj więc szczegółowe dane nabywcy) oraz danych z ust. 1 pkt. 8, 9 i 11-14. Warunek jest jeden — znajdują się na niej dane umożliwiające określenie kwoty podatku dla poszczególnych stawek. Na fakturze uproszczone niewymagane są następujące dane:

  • imię i nazwisko lub nazwa podatnika/nabywcy towarów lub usług, a także jego adres,
  • miary i ilość dostarczonych towarów/zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowej towaru lub usługi,
  • wartości towarów lub usług bez kwoty podatku,
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż opodatkowaną i nieopodatkowaną
  • kwota podatku od sumy sprzedaży netto.

Są jednak elementy, które na fakturze uproszczonej muszą się znaleźć koniecznie i trzeba o nich pamiętać. Są to:

  • data wystawienia,
  • numer nadany w ramach serii pozwalający jednoznacznie zidentyfikować fakturę,
  • NIP sprzedawcy/usługodawcy,
  • NIP nabywcy,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli jest inna niż data wystawienia faktury),
  • nazwa towaru lub usługi,
  • kwota rabatów itp.
  • kwota należności ogółem.

Kiedy warto skorzystać z faktury uproszczonej?

Faktura uproszczona to rozwiązanie, z którego warto korzystać, jeśli tylko prowadzić działalność sprzedaży towarów lub usług poniżej określonej przepisami kwoty. Warto jednak pamiętać, że to ty musisz mieć poczucie, że dla twojej działalności tego typu rozwiązanie jest najlepsze. Jeśli masz wątpliwości, koniecznie skonsultuj się ze specjalistą z zakresu księgowości. Zadbaj również o dobry i sprawdzony program do fakturowania, który zagwarantuje ci spełnienie wszystkich wymogów prawnych, aby rozliczenie z US nie stanowiło żadnego problemu i przebiegało bez konieczności składania wyjaśnień.