Faktury elektroniczne – usprawnienie, a wkrótce także obowiązkowa forma dla polskich przedsiębiorców

Faktury elektroniczne, które zrównane są w polskim porządku prawnym z fakturami papierowymi, mają stać się obowiązkową formą dla przedsiębiorców.

Faktury elektroniczne – pojęcie

Faktury elektroniczne w polskim obrocie gospodarczym występują już od ponad dziesięciu lat. W 2004 roku mocą Rozporządzenia Ministra Finansów zostały one zrównane z fakturami papierowymi. Dopiero Ustawa o podatku od towarów i usług z 2014 roku sprecyzowała i uregulowała dotychczasowe niejasności. W myśl obecnie obowiązujących przepisów fakturą elektroniczną jest faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Wyboru formatu dokonuje podatnik, może być to zatem ustrukturyzowany komunikat XML, a także plik PDF lub JPG.

Od obecnie funkcjonujących w obrocie faktur online należy odróżnić efakturę ustrukturyzowaną, która ma zostać wprowadzona do polskiego porządku prawnego. W lutym 2021 roku rozpoczęły się konsultacje publiczne projektu ustawy o VAT, których wynikiem ma być doprecyzowanie zasad korzystania przez przedsiębiorców z faktury elektronicznej w takiej postaci. Warto zaznaczyć, że w myśl projektu, początkowo stosowanie takiej formy faktury ma być dobrowolne, z czasem zaś będzie obowiązkowe.

Zgodnie z przyjętymi założeniami, ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą rodzajem efaktur, a zatem co do zasady w odniesieniu do nich będą obowiązywały ogólne przepisy dotyczące faktur elektronicznych. Wyjątkiem będzie m.in. to, że wystawiane i otrzymywane będą one za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktura elektroniczna – elementy, wystawianie, przechowywanie

Jakie warunki musi spełniać zatem efaktura w myśl obowiązujących przepisów? Zgodnie z obecną regulacją prawną fakturą jest każdy dokument wystawiony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, który zawiera dane określone ustawą. Oznacza to, że faktury online muszą zawierać takie same elementy co faktury w wersji papierowej. Szczegółowo określone zostały one w art. 106 u.p.t.u. Przede wszystkim jest to zaś data wystawienia i numer dokumentu, określenie towaru lub usługi, koszty, stawki oraz wysokość podatku.

Wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych w firmie może zostać usprawnione przez wdrożenie systemu elektronicznej wymiany danych tzw. EDI. Dzięki odpowiednio implementowanemu systemowi możliwa jest także archiwizacja dokumentów księgowych, która w odniesieniu do faktur online została uregulowana w sposób tożsamy z dokumentami w wersji papierowej. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania dokumentów przez okres 5 lat. Oferta operatorów systemu EDI pozwala dostosować wdrażane rozwiązania do indywidualnych potrzeb i co ważne – osiągnąć wymierne korzyści stosowania efaktur, które można obliczyć m.in. tutaj: https://www.edison.pl/e-faktura .

Warto zauważyć ponadto, że wykorzystanie systemu EDI jest bezpieczniejszą formą wysyłania faktur online niż poczta elektroniczna. Proces przesyłania danych odbywa się za pomocą szyfrowanych łączy, a nie za pomocą zwykłej wiadomości tekstowej z załącznikiem.

Autentyczność, integralność i czytelność faktury online

Do obowiązków podatnika, tak w przypadku tradycyjnych faktur papierowych, jak i faktur elektronicznych należy określenie sposobu zapewnienia ich autentyczności, integralności i czytelności.

Autentyczność pochodzenia faktury to pewność, kto jest dostawcą usługi lub towaru albo wystawcą faktury. Integralność treści to zaś pewność, że na dokumencie nie zmieniono żadnych danych. Czytelność faktury to natomiast możliwość odczytania wszystkich danych na niej zawartych ze zrozumieniem. Jakie są sposoby zapewnienia tych cech na fakturze online? Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych możliwe jest to w przypadku wykorzystania:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  • elektronicznej wymiany danych EDI.

Jest to zatem kolejna korzyść płynąca z wykorzystania w firmie tego systemu.