Ostatnie kilka lat stanowi bardzo intensywny czas rozwoju firm szczególnie pod względem stosowanych w nich rozwiązań technologicznych. Z pewnością przyczyniła się do tego zarówno pandemia COVID-19, jak i naturalny proces zmieniających się potrzeb klientów. Dużą popularnością zaczął cieszyć się, min. elektroniczny podpis, który w 2023 roku stanowi powszechne rozwiązanie w przedsiębiorstwach starających się podążać z duchem czasu. Co warto wiedzieć na jego temat?
Elektroniczny podpis – kluczowe funkcjonalności
Jak sama nazwa wskazuje – elektroniczny podpis to rozwiązanie pozwalające podpisać i potwierdzić dokumenty w formie elektronicznej. Taki system niesie za sobą wiele zalet, które przyciągają coraz więcej firm decydujących się na skorzystanie z niego także w swoim obszarze. Poniżej wybraliśmy funkcjonalności, które wskazywane są jako najważniejsze przez użytkowników elektronicznego podpisu.
- Łatwość składania podpisu.
Jedną z największych zalet rozwiązania jest fakt, iż taki podpis złożyć można na praktycznie każdym dokumencie, który jest w formacie PDF. Jeśli tylko mamy dostęp do Internetu oraz posiadamy urządzenie typu komputer czy telefon, który otworzy plik – możemy go złożyć w dowolnym miejscu i czasie. Znika konieczność udawania się do biura, banku czy urzędu.
- Brak konieczności instalowania dodatkowych aplikacji.
Do złożenia elektronicznego podpisu na telefonie nie jest potrzebne pobieranie specjalnych aplikacji czy innych narzędzi. Wszystko odbywa się jedynie przy użyciu Internetu.
- Jeden dokument może podpisać kilka osób.
Tak, jak to jest w papierowej formie, tak też jeden dokument elektroniczny może zostać podpisany przez wiele osób. Dostęp do pliku wszyscy interesariusze otrzymują w tym samym czasie.
- Archiwizacja w formie elektronicznej.
Z pewnością jednym z największych plusów jest archiwizowanie wszystkich dokumentów, na których złożono elektroniczny podpis. Dzięki cyfrowej formie łatwiej jest znaleźć interesujący nas plik. Niwelujemy w ten sposób także ryzyko jego zagubienia czy zniszczenia praktycznie do zera (dokumenty w papierowej formie są na nie o wiele bardziej podatne).
Różne formy elektronicznego podpisu
Dwa najpopularniejsze rozwiązania dotyczą złożenia podpisu przez stronę www oraz jego biometrycznej formy. Pierwsze z nich stosowane jest przy użytkowaniu komputerów i smartfonów. Najczęściej korzystają z tego banki, urzędy, a także prywatne firmy. Bezpieczeństwo całej transakcji zapewnia potwierdzanie wiarygodności i tożsamości osoby składającej podpis za pomocą jednej z proponowanych form: kod SMS wysyłany na numer telefonu, zalogowanie się do naszego banku, skan dowodu tożsamości czy nawet użycie firmowego adresu e-mail. Istnieje także możliwość potwierdzenia tożsamości za pomocą porównania twarzy z naszym dokumentem przez kamerkę w laptopie czy telefonie.
Z kolei drugie rozwiązanie, czyli elektroniczny podpis złożony na urządzeniu z warstwą biometryczną, wykorzystywane jest najczęściej przez firmy kurierskie, w sklepach (np. podczas zakładania karty klienta czy zwrotu towaru), a także przez przychodnie. W tym przypadku o wiele łatwiej jest, np. potwierdzić lub zaprzeczyć autentyczności złożonego podpisu.