Samo prowadzenie firmy nie jest łatwym zadaniem. Oprócz przeświadczenia, że pracuje się wyłącznie na własny rachunek, dochodzi jeszcze ciągła obecność w pracy, wypełnianie formalności i wiele innych zadań. To wszystko niesie ze sobą niejednokrotnie wiele korzyści dotyczących generowanych przychodów. Niemniej jednak, w tych trudnych czasach zyski z prowadzenia firmy są coraz mniejsze na skutek wprowadzania nowych podatków i rosnącej inflacji. Niebotycznie rosną także ceny energii elektrycznej i ogrzewania, co może zmusić niejednego przedsiębiorcę to zamknięcia działalności. Szukając dróg ratunku, możemy napotkać się na wirtualne biura. Czym są i dlaczego się z nich korzysta?

Co to jest wirtualne biuro?

Usługi te są skierowane przeważnie do osób prowadzących działalność internetową. Mają na celu poniekąd wyeliminowanie niepotrzebnych rachunków swoich klientów, przy utrzymaniu popularności firmy.

Spora część właścicieli firm wciąż nie przekonała się do pracy zdalnej i nakazuje swoim zatrudnionym pracować w trybie stacjonarnym. W kwestii prowadzenia działalności typowo wirtualnej, nie jest to najlepsza opcja. Zamiast wynajmować fizyczny lokal, lepiej jest skorzystać z oferty e-biur. Polega to na udostępnieniu przez firmę zewnętrzną wirtualnego lokalu, który w rzeczywistości oczywiście istnieje. Płacąc co miesięczny abonament, dostajemy adres siedziby, mogący znaleźć się w rejestrze naszej działalności. Dzięki temu nie musimy wpisywać w tę lukę swojego adresu zamieszkania, co niejednokrotnie jest bardzo kłopotliwe.

Co oferują e-biura?

Z założenia, oferta biur wirtualnych jest prosta i nieskomplikowana. Coraz częściej jednak, w ramach dodatkowych pakietów, przedstawiane są coraz to nowsze usługi. W teorii, wirtualne biuro ma na celu wyłącznie udostępnienie adresu, który klient może wykorzystać w KRS, na wizytówkach czy w mediach społecznościowych firmy. W ramach podstawowego pakietu, dołącza się możliwość odbioru korespondencji, która będzie przecież przychodzić na podany adres. Wszystkie listy i paczki są odbierane na recepcji i segregowane względem daty.

Dodatkowe pakiety zawierają chociażby informowanie o przychodzącej poczcie poprzez wiadomość SMS bądź nawet otwieranie listu i wykonywanie jego skanu za zgodą klienta. Niektóre e-biura chętnie pomogą także w załatwianiu formalności oraz będą skłonne udostępnić fizyczne pomieszczenia w celu spotkania z kontrahentem bądź klientem.

Często pojawia się pytanie dotyczące tego, ile kosztuje wirtualne biuro. Ceny za tę usługę są kilkunastokrotnie mniejsze niż czynsz za wynajem mieszkania. Do tego dochodzi oszczędność na ogrzewaniu i energii elektrycznej.

Dlaczego promowanie firmy adresem zamieszkania nie jest dobrym rozwiązaniem?

Niemal wszyscy eksperci do spraw promocji w sieci zgodzą się, że lokalizacja jest kluczowa pod względem prowadzenia działalności wirtualnej. Choć może się to wydawać nieco dziwne, to algorytmy podczas wyszukiwania fraz dotyczących znalezienia firmy, w znaczny sposób bazują na miejscu jej zakwaterowania.

Wirtualne biuro jest więc poniekąd formą promocji, która w znaczny sposób przyda się w wyszukiwaniu organicznym. Tego nie można powiedzieć niestety o domowych adresach, no chyba że mieszkamy w centrum dużego miasta. W dalszym ciągu jest to słabe rozwiązanie pod kątem korespondencji, która niejednokrotnie może mylić się z tą przychodzącą do nas prywatnie.